home|informatie|bewaarmap

Evenementen-checklist

Voor aanvang

Evenementen zijn er in alle soorten en maten. Maar waarom het ene evenement feestelijk van aard is en het andere sportief, heeft eigenlijk niets met de voorkeur van de organisator te maken. Wat voorop staat is de doelstelling. Deze bepaald het soort evenement, de aard en het karakter ervan. De doelstelling vormt het fundament van ieder evenement.

Intern organiseren of uitbesteden

  • Bedenk of er intern genoeg tijd is vrij te maken om het evenement te organiseren
  • Ga na of het budget toereikend is om de organisatie (van bepaalde
  • programma- onderdelen) uit te besteden.
  • Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren

Leveranciers inschakelen

  • Vraag referenties van leveranciers en check deze
  • Maak afspraken voor oriëntatie-
  • gesprekken met leveranciers
  • Vraag verschillende offertes aan
  • Stel een contract op en vraag naar de leveringsvoorwaarden

Draaiboek

  • Stel een draaiboek samen waarin u opneemt: tijd, plaats, activiteit/actie, verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier.
  • Stel een lijst samen met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers
  • Houd tenminste een keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn.

Tijdens het evenement

  • Zorg dat een persoon de regie in handen heeft en bevoegd is om ‘á la minute’ beslissingen te nemen
  • Zorg dat iedereen een draaiboek heeft
  • Zorg dat een persoon fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers

Na afloop

  • Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers et cetera
  • Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een fotoimpressie van het evenement
  • Maak een financieel eindverslag.
  • Maak een verslag/persbericht van het evenement voor het personeelsblad, de externe nieuwsbrief en/of de (lokale) persredacties

© High Profile